Dienstplan mit Excel – ist das noch zeitgemäß?

Microsoft Excel ist ein Standardprogramm, das auf Computern in zahlreichen Unternehmen genutzt wird. Preiskalkulationen, Projektmanagement, Status-Berichte – die Einsatzzwecke des Tabellenkalkulationsprogramms sind beinahe unendlich. Die allgegenwärtigen Excel-Tabellen können sogar für die Erstellung von Dienstplänen genutzt werden.

Wir zeigen Ihnen, ob dieses Vorgehen heute noch Sinn ergibt und welche Alternativen es dafür gibt.

Digitale Dienstplanerstellung

Ein digital erstellter Dienstplan stellt sicher, dass stets die richtige Anzahl von Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz eingesetzt werden. Er ist daher oft das Kernstück der Personalverwaltung eines Unternehmens. Eine genaue Personalplanung ist möglich, wenn der Dienstplan die Arbeitszeiten von Anfang bis Ende visuell darstellt.

Ein Dienstplan sollte das Personal mit allen wichtigen Informationen versorgen, im Idealfall auch dann, wenn remote oder im Außendienst gearbeitet wird. Hier spielt die digitale Dienstplanung ihre Vorteile aus. Die Planung lässt sich mit speziell dafür ausgelegter Software erstellen, alternativ findet man hier eine Excel-Vorlage für den Dienstplan.

Was macht einen guten Dienstplan aus?

Der Dienstplan ist im Prinzip eine Liste aller Mitarbeiter, die detaillierte Anweisungen in Bezug auf Standort, Arbeitszeiten und Aufgaben enthält. Es ist für beinahe jedes Unternehmen von Vorteil, einen perfekten Dienstplan zu haben, um die Effizienz im Betrieb zu maximieren und Ziele effektiver zu erreichen.

Bei der Erstellung eines effektiven Dienstplans gibt es viele Begleitumstände zu beachten – dazu gehören Stoßzeiten, krankheitsbedingte Ausfälle, Urlaubstage oder Ruhezeiten. Nur so kann eine maximale Produktivität gewährleistet werden. Wie auch in anderen Geschäftsbereichen muss der Dienstplan für die Mitarbeiter vorausschauend geplant werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass hohe Qualitätsstandards hinsichtlich Sicherheit gewährleistet sind und Personalmangel vermieden wird. Darüber hinaus müssen vom Unternehmen zugewiesene Budgets eingehalten werden.

Automatisierte Dienstplanung mittels Software oder App

Die Einteilung von Mitarbeitern für die Schichtarbeit kann zu viel Frust führen. Jeder Mitarbeiter hat seine Vorlieben bezüglich Arbeitszeiten und Kollegen. Die Erstellung eines Dienstplans, der den Bedürfnissen aller Arbeitnehmer gerecht wird, kann sehr zeitaufwendig und schwierig umzusetzen sein.

Eine Planung ohne Automatisierung macht Unternehmen anfällig für Fehler und schlechte Entscheidungen. Genau hier kann eine automatisierte Personaleinsatzplanung einen großen Unterschied machen. Es sind inzwischen zahlreiche Softwarelösungen und Apps erhältlich, die automatisiert Schichtpläne nach bestimmten Vorgaben erstellen können.

Was ist MS Excel?

Excel ist eine von Microsoft entwickelte Tabellenkalkulationssoftware, die für die Betriebssysteme Windows, macOS, Android und iOS erhältlich ist. Zu den Features zählen Kalkulationen, Diagramme, Berechnungstabellen und eine Makro-Programmiersprache namens Visual Basic.

Auf allen genannten Plattformen ist Microsoft Excel eine weitverbreitete Tabellenkalkulation – das gilt insbesondere seit Version 5 von 1993. Excel ist Teil der Microsoft Office Software Suite und hat Lotus 1-2-3 als Industriestandard für Tabellenkalkulationen abgelöst.

Als Excel 1985 auf den Markt kam, war sein durchschlagender Erfolg nicht abzusehen. Heute wird das Tool von rund 90 Prozent aller Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet. In einer Welt, die mehr denn je von Daten bestimmt wird, ist Microsoft Excel eines der Produkte, die geeignete Werkzeuge zur Analyse dieser Daten bereitstellen.

Schichtplan mit Excel: Vor- und Nachteile

Es gibt einige typische Vor- und Nachteile, die bei der Erstellung von Dienstplänen mithilfe von Microsoft Excel entstehen:

Vorteile der Schichtplanung mit Excel:

• Never Change A Running System – verändere niemals ein funktionierendes System
• Anpassungsfähigkeit
• Software ist in vielen Unternehmen bereits vorhanden
• leicht zugänglich

Nachteile der Schichtplanung mit Excel:

• Schwierigkeiten bei der Verwaltung
• zukünftige Probleme
• fehlende Automatisierungsmöglichkeiten
• Konflikte zwischen verschiedenen Excel-Versionen
• Unzufriedenheit der Mitarbeiter
• Vertriebs- und Kommunikationsprobleme
• zeitaufwendig

Fazit: Dienstplan mit Excel

Ohne die richtigen Werkzeuge und Informationen kann die Erstellung von Dienstplänen Stunden wertvoller Zeit in Anspruch nehmen, die eigentlich mit anderen Aufgaben gefüllt werden könnte. Die Dienstplanung mit Excel funktioniert wesentlich effizienter als analoge Lösungen, hat aber dennoch ihre Schwächen. Je größer die zu verwaltende Belegschaft, desto eher lohnt sich der Umstieg auf eine spezielle Dienstplan-Software