Forderungsmanagement – Warum Unternehmen bares Geld auf der Strecke lassen

Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) setzen bei der Organisation offener Forderungen noch auf altmodische Methoden. Das führt nicht nur zu einem enormen Verwaltungsaufwand, sondern auch zu Verlusten für den eigenen Betrieb. Die Digitalisierung und Optimierung des Forderungsmanagements sollten eine Priorität werden – wir zeigen, warum.

Was ist das Forderungsmanagement?

Grundsätzlich gibt es in jedem Unternehmen ein Forderungsmanagement, dieses ist meist in der Buchhaltung integriert – und nur eine Teilaufgabe, was zum Problem werden kann. Im Forderungsmanagement wird das Mahn- und Abrechnungswesen eines Unternehmens organisiert und verwaltet. Dazu gehören alle Prozesse von der Rechnungsstellung, über die Überwachung des Zahlungseingangs bis hin zum Mahnwesen.

Grundlegend ist das Ziel, Forderungsausfälle und Engpässe bei der Liquidität durch das Eintreiben von Forderungen zu verhindern. Ist ein Schuldner in Verzug, sollte dieser durch ein effektives Mahnwesen zur Zahlung bewegt werden – bestenfalls außergerichtlich.

Beispiel: Ein KMU liefert regelmäßig Waren an einen großen Konzern, doch dieser bezahlt Rechnungen erst nach vielen Monaten. Da es kein Mahnwesen gibt, entstehen enorme Zinsschäden sowie ein Liquiditätsverlust, welcher die Kreditwürdigkeit des Betriebs verschlechtert. Bei anderen Geschäftspartnern gilt das Unternehmen nun als unzuverlässig – dies hätte durch effizientes Forderungsmanagement verhindert werden können.

Aufgaben und präventive Maßnahmen im Forderungsmanagement

Um genau zu sein, beginnt ganzheitliches Forderungsmanagement bereits bei der Prüfung eines eventuellen Neukunden für das Unternehmen. Anschließend begleitet diese Unternehmensabteilung auch den Vertragsabschluss und die Rechnungsstellung. Bis die Zahlung eingegangen ist, haben die Experten dieses Bereichs einen offenen Posten im Blick.

Konkret sind die Aufgaben wie folgt zu beschreiben:

• Bonitätsprüfung neuer Geschäftspartner

• Verwaltung offener Forderungen

• Kontaktaufnahme und Pflege der Beziehung zu Schuldnern

• Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen

• Außergerichtliches sowie gerichtliches Mahnwesen

Tipp: Für die meisten Unternehmen ist es sinnvoll, das komplette Forderungsmanagement auszulagern. Ein spezialisierter Dienstleister wie Culpa Inkasso weiß, worauf es bei der Überwachung von Forderungen und vor allem beim Kontakt zu Schuldnern ankommt. So kann die eigene Unternehmensverwaltung ihre Energie in das Tagesgeschäft investieren und die Überwachung von Zahlungen beruhigt abgeben.

Vorteile eines optimierten Forderungsmanagements

Der Zahlungsverzug eines Kunden tritt immer dann ein, wenn dieser eine Rechnung zum Datum der Fälligkeit noch nicht beglichen hat. Ab diesem Zeitpunkt entsteht dem Unternehmen zwangsläufig ein Schaden, sowohl bei der Liquidität als auch durch entgangene Zinsen. Aufgabe des Forderungsmanagements ist es, genau diese Nachteile zu verhindern und folgende Mehrwerte zu schaffen:

• Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben bei Mahnungen und Zahlungsverzug des Schuldners

• Kenntnisse über Vorschriften zu Forderungen im In- und Ausland

• Erhalt der Bonität und Kreditwürdigkeit des Unternehmens

• Standardisiertes, effizientes Vorgehen, wenn es zu Zahlungsverzug kommt

Zahlt ein Kunde trotz Zahlungsaufforderungen einen ausstehenden Betrag nicht, kann ein Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht beantragt werden. Geht auch dann keine Zahlung ein, wird eine Vollstreckung beim Amtsgericht in die Wege geleitet. Dies ist jedoch mit einem enormen zeitlichen Aufwand verbunden – weshalb die meisten Unternehmen das Forderungsmanagement extern abgeben.

Tipp: Um Kundenbeziehungen nicht zu gefährden, sollte der Fokus im Forderungsmanagement immer auf einer außergerichtlichen Klärung liegen. Diese liegt im Interesse beider Seiten, denn durch einen Gerichtsprozess entstehen enorme Kosten sowie eine Verzögerung.