Digitalisierung der Verwaltung: Fraunhofer-Studie zeigt Mehrwerte eines zentralen digitalen Postsystems
Die digitale Kommunikation zwischen Privatpersonen und Behörden ist
zentral für eine leistungsfähige öffentliche Verwaltung und dennoch
vielerorts lückenhaft, langsam oder umständlich. Ein neues Whitepaper des
Fraunhofer FIT, des FIM Forschungsinstitut für Informationsmanagement, der
byte – Bayerischen Agentur für Digitales und der Universität Bayreuth
zeigt, warum und wie ein zentrales digitales Postsystem der entscheidende
Dreh- und Angelpunkt für eine moderne öffentliche Verwaltung sein kann.
Die Studie mit dem Titel »Zentrales digitales Postsystem – Dreh- und
Angelpunkt einer modernen öffentlichen Verwaltung« beleuchtet zentrale
Gestaltungsoptionen, internationale Vorbilder und die konkreten Mehrwerte
eines solchen zentralen Postfachs – sowohl für Bürgerinnen und Bürger als
auch für die öffentliche Verwaltung. Im Zentrum steht eine klare
Erkenntnis: Ein zentrales digitales Postsystem ermöglicht einen sicheren,
einfachen und durchgängigen Kommunikationskanal, der nicht nur
Verwaltungsprozesse effizienter macht, sondern auch Vertrauen in den Staat
stärkt.
>>Lernen von den Digitalpionieren Dänemark, Estland und Australien
Die Ergebnisse der Studie zeigen: Der Erfolg digitaler Verwaltungsangebote
hängt maßgeblich von der Nutzerorientierung ab. Dabei sind die Erfahrungen
mit der De-Mail ein warnendes Beispiel – sie blieb in der Breite
ungenutzt. Im Gegensatz dazu sind digitale Postsysteme in Ländern wie
Dänemark, Estland und Australien längst Teil des Alltags. Diese erzielen
hohe Akzeptanz und einen echten Effizienzgewinnen.
>>Konkreter Nutzen am Beispiel des Bayerischen Wohngeldprozesses
Die Studie analysiert am Beispiel des bayerischen Wohngeldprozesses den
Mehrwert eines durchgängig digitalen Kommunikationsweges. Das Ergebnis
zeigt, dass allein durch die Digitalisierung der postalischen
Kommunikation erhebliche personelle und ökologische Ressourcen eingespart
werden können. Ein wichtiger Hebel – insbesondere in Zeiten des
zunehmenden Fachkräftemangels.
>>Sieben Empfehlungen für den Erfolg
Die Studie schließt mit konkreten Empfehlungen für Politik und Verwaltung.
Dazu zählen der Aufruf zu Pilotprojekten, die konsequente Einbindung von
Bürgerinnen und Bürgern in den Entwicklungsprozess sowie die Schaffung
eines verbindenden digitalen Ökosystems. Klar ist: Ein zentrales digitales
Postsystem ist mehr als nur Technik, sondern ein verbindendes Element in
einer modernen, zugänglichen und verlässlichen Staatsverwaltung.
Die Studie steht ab sofort kostenfrei zum Download bereit:
<https://s.fhg.de/Digitales-Po
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