Praxisbeispiel eines Unternehmen, das sein Dokumentenmanagement verbessert

Unternehmen jeder Größe sehen sich oft mit der Herausforderung konforntiert, große Mengen an Dokumenten effizient zu verwalten. Die Ordnung, das schnelle Auffinden von Unterlagen und die Sicherstellung, dass Dokumente aktuell und zugänglich sind, gehören zu den zentralen Aufgaben eines Unternehmens. Ein mitellständisches Unternehmen sah sich vor genau dieser Herausforderung und entschied sich, sein Dokumentenmanagement grundlegend zu modernisieren.

Ausgangssituation: Veraltete Dokumentenablage und ineffiziente Prozesse

Das Unternehmen arbeitete über Jahre hinweg mit einer Vielzahl von Papierakten und digital abgelegten Dokumenten, die dezentral auf verschiedenen Laufwerken gespeichert wurden. Dies führte zu erheblichen Problemen bei der Organisation und im täglichen Arbetsablauf. Mitarbeiter mussten oft viel Zeit aufwenden, um die richtigen Unterlagen zu finden, was zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anfragen und Projekten führte.

Die Gefahr, dass Dokumente doppelt abgelegt oder falsch einsortiert wurden, was groß, da es keine klaren Ablagestrukturen gab. Oft war unklar, ob ein Dokumenz auf dem aktuellsten Stand war, da mehrere Versionen an unterschiedlichen Orten existieren. Das fürhte zu Verwirrung und Fehlern in der täglichen Arbeit. Zudem nahm der physische Platzbedarf für Papierakten immer weiter zu, was zu weiteren Schwirigkeiten bei der Ablage führte.

Die Lösung: Einführung einer Dokumentenmanagement-Software

Um diese Probleme zu beheben, entschloss sich das Unternehmen für die Einführung der Dokumentenmanagement-Software KORTO. Diese Sotfware bot eine zentrale Lösung für die Verwaltung aller Dokumente - sowohl digitaler als auch papierbasierter Akten, die durch eine systematische Digitalisierung ins System integriert wurden. Alle Unterlagen wurden zentral in die Software angelegt, was den Zugriff für alle Mitarbeiter deutlich vereinfachte.

Die Software ermöglichte eine klare Strukturierung der Dokumente, indem Ordner und Kategorien definiert wurden, sodass jedes Dokument einfach zu finden und korrekt abgelegt werden konnte. Durch die zentralisierte Ablage wurden Doppelspeicherung und Verwirrungen über den aktuellen Bearbeitungsstand vermieden. Ein weiterer Vorteil war die einfache Handhabung: KORTO konnte nahtlos in die bestehenden Arbeitsprozesse integriert werden, sodass die Mitarbeiter nach einer kurzen Einarbeitungsphase problemlos mit der neuen Software arbeiten konnten.

Verbesserungen: Effizientere Arbeitsabläufe und bessere Zusammenarbeit

Durch die Einführung der Software verbesserten sich die Arbeitsabläufen im gesamten Unternehmen erheblich. Dokumente konnten nun wesentlich schneller gefunden und bearbeitet werden, was die lange Suche nach Unterlagen überflüssig mache. Alle Mitarbeiter hatten nun Zugriff auf die aktuellen Versionen der Dokumente, was die Fehlerquote deutlich reduzierte und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbesserte.

Ein weitere großer Vorteil lag in der Digitalisierung der Dokumente. Der physische Platzbedarf für Papierakten wurde drastisch reduziert, und die Verwaltung wurde durch die elektronische Ablage wesentlich schlanker. So konnte das Unternehmen nicht nur wertvollen Platz sparen, sondern auch die Kosten für Papier und Lagerung reduzieren.

KORTO als Erfolgsfaktor im modernen Dokumentenmanagement

Die Einführung der Dokumentenmanagement-Software KORTO erwies sich als entscheidender Schritt für das Unternehmen, um seine Arbeitsabläufe zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Die zentrale Ablage der Dokumente und der vereinfachte Zugriff für alle Mitarbeiter führten dazu, dass weniger Zeit für die Suche nach Unterlagen aufgewendet werden musste. Die Effizienzsteigerungen, die KORTO ermöglichte, trugen dazu bei, dass sich die Mitarbeiter stärker auf ihre Koernaufgaben konzentrieren konnten.

Durch die klare Strukturierung und Digitalisierung der Dokumente wurden Fehler minimiert und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen deutlich verbessert. Das Untenehmen konnte durch die Einführung von KORTO nicht nur Zeit sparen, sondern auch eine höhere Datensicherheit und Transparenz in seinen Prozessen erreichen. Insgesamt war die Implementierung dieser Software ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Unternemhne, um in einer zunehmend digitalen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben.