In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt stehen auch Kleinunternehmen vor der Herausforderung und zugleich Chance der Digitalisierung. Die jüngsten Entwicklungen, insbesondere in Zeiten der Corona-Krise, haben gezeigt, dass die Digitalisierung für Unternehmen jeglicher Größe von entscheidender Bedeutung ist – und auch kleinere Betriebe mit begrenzten Ressourcen und spezifischen Bedürfnissen können von der richtigen Digitalisierungsstrategie erheblich profitieren. Dieser Artikel zeigt, warum sich die Digitalisierung auch für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern lohnt und wie Sie diese Chancen nutzen können, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Digitaler Stillstand bei Kleinunternehmen

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren in der Geschäftswelt enorm an Bedeutung gewonnen ­– und sie betrifft Unternehmen jeder Größe. Dennoch gibt es immer noch viele kleine Unternehmen, die bei der Integration digitaler Technologien hinterherhinken. Obwohl das Jahr 2020 aufgrund der COVID-19-Pandemie eine verstärkte Dynamik in der Digitalisierung ausgelöst hat, bleibt bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen ein digitaler Stillstand bestehen.

Denn was viele Betriebe nicht beherzigen: Die Digitalisierung geht weit über die Einführung von Homeoffice und Videokonferenz-Tools hinaus. Nicht wenige Unternehmen haben sich im Jahr 2020 auf schnelle, kurzfristig wirksame Lösungen konzentriert und dabei langfristig ausgerichtete strategische Vorhaben vernachlässigt. Das unterstreicht die Dringlichkeit, strategische Digitalisierungsprojekte in Angriff zu nehmen, um die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Dies erfordert keine großen Budgets, sondern vielmehr die Bereitschaft, gezielte Schritte zur Integration digitaler Technologien in den Arbeitsalltag zu unternehmen. Mit All-in-One-Softwarelösungen wie Zoho One können auch kleine Unternehmen ihre Prozesse einfach digitalisieren, automatisieren und vernetzen – das spart auf lange Sicht hin viel Zeit und Geld und sorgt für deutlich effizientere, innovative Geschäftsprozesse.

Diese Vorteile bringen digitalisierte Arbeitsprozesse mit sich

Die Digitalisierung bietet kleineren und mittelständischen Unternehmen eine ganze Reihe an Vorteilen – angefangen bei allgemeinen Aspekten wie verbesserter Wettbewerbsfähigkeit, effizienteren Arbeitsabläufen und erhöhter Struktur- und Automatisierung von Prozessen. Besonders in folgenden Bereichen ist die Digitalisierung von Bedeutung:

1. Effizientere Abläufe: Durch die Digitalisierung können Arbeitsprozesse automatisiert werden, was zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz führt. Dies betrifft beispielsweise die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, die Beschleunigung von Freigabeverfahren und die Vereinfachung der Fakturierung.
2. Verbesserter Kundenservice: Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, Kundeninformationen digital zu erfassen und individuell auf Kundenwünsche einzugehen. Dadurch kann ein personalisierter Kundenservice angeboten und Kundenanfragen schneller beantwortet werden.
3. Kostenreduktion: Die Digitalisierung führt zu einer Reduzierung von Papier- und Lagerkosten, da weniger physische Dokumente benötigt werden. Auch der Platzbedarf für Aktenordner und -schränke wird reduziert. Dies trägt dazu bei, die Betriebskosten zu senken.

In drei Schritten zum digitalen Workflow

Schritt 1: Digitalisierungsgrad ermitteln

In der ersten Phase sollte der aktuelle Stand des Digitalisierungsgrades des Unternehmens analysiert werden. Dazu ist zu untersuchen, welche Tools und Programme bereits in Gebrauch sind und manuelle Prozesse identifiziert werden, die digitalisiert werden könnten.

Schritt 2: Digitalisierungspotenzial identifizieren

Nachdem der aktuelle Stand ermittelt wurde, gilt es, das Digitalisierungspotenzial zu identifizieren. Dazu werden Geschäftsprozesse auf ihr Digitalisierungspotenzial hin untersucht – vor allem solche mit vielen manuellen Tätigkeiten. Kosten- und Prozessanalysen können hierbei nützlich sein.

Schritt 3: Digitalisierungsmaßnahmen einleiten

Nun gilt es, einen klaren Maßnahmenkatalog oder eine Roadmap zu erstellen. Am besten wird dabei mit den Prozessen begonnen, die den höchsten Nutzen versprechen, um die Digitalisierung gezielt voranzutreiben. Wichtig ist, nicht zu viele Ressourcen auf einmal zu binden und in kleinen Schritten vorzugehen. So können Arbeitsabläufe nach und nach umgestellt und optimiert werden und nachhaltig zum Erfolg und Wachstum des Unternehmens beitragen.

Digitalisierung als fortlaufender Prozess

Eine Digitalisierungsstrategie sollte als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der nie abgeschlossen ist. Ähnlich wie Mitarbeiter sich ständig weiterbilden müssen, um in einer sich rasch verändernden Arbeitswelt erfolgreich zu sein, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich zu optimieren – dies geschieht durch den Einsatz von Software, Tools und Anwendungen. Daher sollte die Digitalisierungsstrategie nicht als einmaliges Projekt, sondern als langfristige Begleitung über die Jahre hinweg betrachtet werden.

Für viele Unternehmen gehört ein Online-Shop heutzutage dazu, wenn es darum geht, ihre Dienstleistungen und Produkte zu verkaufen. Damit genau das gelingt und gleichzeitig auch alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden, braucht es ein überzeugendes E-Commerce.

Aber was bedeutet das eigentlich genau? Worauf sollten Unternehmen, die einen Online-Shop eröffnen möchten, achten? Und warum lohnt es sich auch für diejenigen, die ihre Produkte schon seit Jahren online vertreiben, den aktuellen Status Quo immer wieder zu überprüfen?

Die folgenden Abschnitte liefern Antworten auf diese und weitere Fragen und zeigen, worauf es beim E-Commerce ankommt.

Tipp Nr. 1: Eine umfangreiche Marktanalyse

Wer sicherstellen möchte, dass sein Online-Shop optimal bei seiner Zielgruppe ankommt, sollte sich im ersten Schritt mit einer umfangreichen Marktanalyse auseinandersetzen. Typische Fragen, die in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielen können, sind:

• Was erwartet meine Zielgruppe von mir und meinen Produkten?
• Wie kann ich meine Zielgruppe am besten erreichen?
• Welche Kampagnen der Konkurrenz waren besonders erfolgreich bzw. weniger erfolgreich? (Und was kann ich hieraus lernen?)
• Wie viele Mitbewerber habe ich in meiner Branche?

Unternehmen, die keine Ressourcen oder keine Zeit haben, sich mit besagter Marktanalyse auseinanderzusetzen, können die entsprechenden Bereiche auch an externe Dienstleister auszulagern. Zur Webseite eines solchen Anbieters gelangen Sie beispielsweise hier.

Tipp Nr. 2: Online-Shop passend zur Brand gestalten

Neben kundenfreundlichen Preisen, einer nachvollziehbaren Menüführung und einem ansprechenden Gesamteindruck braucht es auch einen überzeugenden Wiedererkennungswert. Dieser stellt sicher, dass ein Onlineshop potenzielle Kunden begeistert. Ein Detail, das in diesem Zusammenhang auf keinen Fall fehlen darf, ist die Corporate Identity.

Das bedeutet: Im Idealfall sollte auf den ersten Blick ersichtlich sein, zu welchem Unternehmen der betreffende Onlineshop gehört. Kleine „Hilfsmittel“, die mit Hinblick auf diese Zielsetzung unterstützend sein können, sind unter anderem das Logo, die typischen Unternehmensfarben und charakteristische Schriftzüge.

Parallel dazu gilt es auch, die einschlägigen Daten der jeweiligen Seite im Auge zu behalten. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass der Onlineshop nicht nur optisch, sondern auch funktional überzeugt. Eine geringe Absprungrate ist beispielsweise ein Indiz dafür, dass sich die Besucher einer Webseite wohlfühlen und genau das finden, was sie suchen.

Tipp Nr. 3: Onlineshops müssen gepflegt werden

Wichtig zu beachten: Bei einem Onlineshop handelt es sich auf keinen Fall um ein statisches Konstrukt. Immerhin gilt es nicht nur, die gesetzlichen Vorgaben zu beachten, sondern auch – je nach Marketing- und Produktplan – neue Produkte einzupflegen, Aktionen zu schalten und so weiter.

Onlineshop-Betreiber, die sich in diesem Zusammenhang für eine Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister entschieden haben, sollten zusätzlich Wert auf eine nachhaltige Betreuung legen. Das bedeutet: Wer sich darauf verlassen kann, auch im alltäglichen Betrieb Rückfragen zu stellen, ist klar im Vorteil. Viele Dienstleister bieten einen umfassenden Support und bleiben dementsprechend auch nach dem Launch des Onlineshops verlässliche Ansprechpartner.

Fazit

Unternehmen, die im Bereich E-Commerce erfolgreich sein möchten, sollten dabei einiges beachten. Bei einem Onlineshop handelt es sich auf keinen Fall um einen Selbstläufer – vielmehr ist es wichtig, auf der Basis einer umfassenden Marktanalyse, Corporate Design und Weiterbildungen dafür zu sorgen, dass die jeweilige Zielgruppe immer genau das findet, was sie sucht – unabhängig davon, ob im betreffenden Shop Zimmerpflanzen, Lebensmittel, Deko oder andere Produkte verkauft werden.

In diesem Zusammenhang zeigt sich schnell, dass die Pflege eines Online-Shops nicht nur das passende Knowhow erfordert, sondern auch zeitaufwendig sein kann. Wer hierfür keine personellen Kapazitäten oder schlicht nicht die Muße hat, hat die Möglichkeit, die entsprechenden Leistungen outzusourcen. Der Vorteil: Während sich ein externer Dienstleister um die Pflege des Onlineshops kümmert, hat dessen Betreiber die Chance, sich wie gewohnt auf sein Tagesgeschäft zu konzentrieren.

Selbstverständlich ist es hierbei auch möglich, lediglich einen Teilbereich der Aufgaben abzugeben. Viele Experten, die sich unter anderem auf Anbieter wie Shopify konzentriert haben, bieten individuelle Pakete, die es möglich machen, sich genauso einzubringen, wie es am besten zum eigenen Unternehmensalltag passt.